شفاف بودن برای همه ما اینجا در وزارت بهداشت و رفاه بسیار مهم است. تجربه خوب مشتری نیز بخشی از ماموریت ما برای تقویت سلامت، ایمنی و استقلال آیداهوایی ها است. ساکنان آیداهو حق مشاهده سوابق دولتی و نظارت بر اقدامات سازمان های دولتی و محلی را دارند که در قانون ثبت اسناد عمومی آیداهو (کد 74-101 تا 74-126 آیداهو) مشخص شده است.
این بخش یک سازمان بزرگ و پیچیده با هشت بخش و نزدیک به 200 برنامه است. تنوع و پیچیدگی رکوردها و همچنین محرمانه بودن برخی رکوردها، چالش های متعددی را برای به دست آوردن رکوردهای مورد علاقه افراد ایجاد می کند.
من با افتخار می گویم که هماهنگ کننده سوابق عمومی ما برای نظارت و پیگیری هزاران درخواست واقعا سخت کار می کند. این بخش با کمک کارکنان هر هشت بخش DHW و تیم حقوقی ما به 3243 درخواست ثبت عمومی (PRR) در سال 2022 پاسخ داد.
اکثر PRR ها برای سوابق شخصی هستند، بیشتر از بخش های خدمات خانواده و جامعه، بهداشت رفتاری، و مدیکید. ما همچنین صدها درخواست از وکلا، رسانه ها، گروه های تجاری و دیگران دریافت می کنیم. برخی از درخواست ها بسیار بزرگ هستند و منجر به انتشار هزاران صفحه سند می شود. این سوابق باید از نظر اطلاعات محرمانه، ارتباطات ممتاز با وکلا، و اسرار تجاری فروشندگان، به عنوان چند مورد معافیت بررسی شوند.
هدف ما این است که به تمام درخواست‌هایی که دریافت می‌کنیم به‌موقع در بازه‌های زمانی مجاز طبق قانون اسناد عمومی پاسخ دهیم. اما می تواند پیچیده باشد. اگر درخواستی به وضوح تعریف شده یا تأیید لازم برای یک درخواست کننده نداشته باشیم، انجام درخواست ها می تواند چالش برانگیز باشد.
اگر یک PRR را به بخش ارسال می کنید، در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا درخواست شما در سریع ترین زمان ممکن تکمیل شود:
- تا جایی که می توانید در مورد آن مشخص باشید انواع اسنادی که به دنبال آن هستید
- اطمینان حاصل کنید که تأیید و شناسایی مورد نیاز را در صورت لزوم وارد کنید.
- در صورت لزوم، یک تاریخ یا محدوده تاریخی را در درخواست سوابق عمومی خود بگنجانید تا به تمرکز جستجو کمک کند.
- جستجوی کلمات کلیدی برای ایمیل ها می تواند پرهزینه و بیهوده باشد زیرا ممکن است به اندازه کافی خاص نباشند. تعداد بیشتری از عبارات جستجوی درخواست شده باعث افزایش تعداد رکوردها در درخواست می شود. ولی مترسوابق سنگ معدن بیش از i را تضمین نمی کنداطلاعات مربوط به درخواست. هرچه درخواست شما دقیق تر باشد، احتمال اینکه اسناد و اطلاعات مورد نظرتان را دریافت کنید بیشتر خواهد بود.
- درخواست های داده، درخواست های ثبت عمومی نیستند. درخواست های داده به طور جداگانه توسط برنامه هایی که داده ها را نگه می دارند رسیدگی می شود.
- به خاطر داشته باشید که بسیاری از سوابق در DHW کاغذی هستند و ممکن است دور از ادارات دولتی ذخیره شوند و جستجو به زمان بیشتری نیاز دارد. این به ویژه برای افراد مسن صادق است
اسناد. - اگر درخواست شما بیش از دو ساعت وقت کارکنان و بررسی قانونی طول بکشد، فاکتور دریافت خواهید کرد. پرداخت باید باشد اخذ شده قبل از تولید رکوردها
- سوابق تولد، ازدواج و طلاق اسناد عمومی محسوب نمی شوند. سوابق ولادت از نظر قانونی به مدت 100 سال محرمانه است و گواهی ازدواج و طلاق به مدت 50 سال از نظر قانونی محرمانه است.
- اگر نمی دانید چه چیزی را بخواهید، خوشحال می شویم که درخواست شما را زودتر از موعد بررسی کنیم. طبق قانون، ما نمی‌توانیم از شما بپرسیم که چرا به دنبال سوابق هستید، اما اگر مایلید قبل از ثبت درخواست خود در مورد آن بحث کنید، می‌توانیم راهنمایی‌هایی برای کمک به شما در تمرکز درخواست خود ارائه دهیم تا اسناد مورد نظر خود را دریافت کنید.
امیدوارم آخر هفته ای سالم و سلامت داشته باشید.
وزارت بهداشت و رفاه آیداهو به تقویت سلامت، ایمنی و استقلال آیداهوایی اختصاص دارد. بیشتر بدانید در healthandwelfare.idaho.gov.